Чтобы незавершённая сделка не потерялась, зафиксируйте в CRM конкретное следующее действие, ответственного и срок, а затем включите подходящее уведомление. Напоминание должно вести к понятной задаче, например звонку или отправке предложения, а не просто сообщать, что сделка всё ещё открыта. После настройки проверьте её на тестовой сделке.
Контрольные ориентиры для напоминаний по сделкам
- У каждой активной незавершённой сделки есть конкретный следующий шаг.
- У действия назначен ответственный, а срок согласован с клиентским сценарием.
- Уведомление появляется в канале, который менеджер регулярно проверяет.
- Просроченные и зависшие сделки видны в отдельном списке или отчёте.
- Изменения настроек сначала проверены на тестовой записи.
Какие незавершённые сделки требуют следующего шага
Следующий шаг нужен сделке, по которой ожидается действие менеджера или клиента: звонок, встреча, отправка расчёта, согласование условий или повторный контакт. В CRM для управления сделками зафиксируйте не только стадию, но и то, что именно должно произойти дальше.
Напоминание не требуется, если сделка закрыта, передана в архив или действие уже выполнено и не нужно продолжать контакт. Не создавайте повторные задачи только ради заполнения карточки: сначала проверьте, нет ли уже активного напоминания.
Что проверить перед настройкой напоминаний в CRM
Перед настройкой убедитесь, что карточки сделок заполнены достаточно, чтобы задача не оказалась без контекста.
- Есть доступ к CRM и разрешение создавать задачи или менять правила уведомлений.
- Стадии сделки и ответственные сотрудники указаны корректно.
- Для команды определено, где менеджеры проверяют уведомления: в CRM, почте или приложении.
- Понятно, какие события требуют следующего контакта и кто его выполняет.
- Можно создать тестовую сделку или безопасную тестовую задачу без отправки сообщений клиенту.
Если права доступа ограничены, попросите администратора настроить уведомления. Не меняйте общие правила для всей команды без согласования: это может повлиять на рабочие процессы других сотрудников.
Как привязать напоминание к конкретному действию
Перед настройкой подготовьте короткий список:
- Выберите одну типовую незавершённую сделку для проверки.
- Определите ближайшее действие по ней.
- Уточните ответственного и предполагаемый срок.
- Проверьте, какое уведомление доступно в вашей CRM.
- Откройте карточку сделки. Проверьте клиента, стадию и историю взаимодействий, чтобы не назначить повторное действие.
- Сформулируйте следующий шаг. Создайте задачу с конкретным результатом: например, «позвонить и уточнить решение по предложению». Формулировка «связаться» менее полезна, если неясно, что нужно выяснить.
- Назначьте ответственного. Выберите сотрудника, который действительно выполняет действие. Если сделку передают коллеге, сначала подтвердите передачу и только затем меняйте исполнителя.
- Укажите срок. Выберите дату и время, соответствующие договорённости с клиентом и графику работы. Не назначайте срок на прошедшее время и учитывайте часовой пояс, если команда работает в разных регионах.
- Добавьте контекст. Запишите важные детали: о чём договорились, что отправлено и какой ответ ожидается. Не включайте в комментарий лишние персональные данные.
- Включите уведомление и сохраните задачу. Выберите доступный канал оповещения и убедитесь, что уведомление адресовано исполнителю. Сначала используйте тестовую запись, чтобы проверить поведение настройки.
- Проверьте результат. Откройте задачу и убедитесь, что в ней видны действие, срок и ответственный. После теста проверьте получение уведомления в выбранном канале.
Такая автоматизация продаж в CRM помогает поддерживать порядок, но сама по себе не заменяет проверку качества задач. Если шаблон создаёт напоминания без понятного действия, скорректируйте его вместе с администратором.
Как выбрать срок и ответственного за следующий шаг
Проверьте каждое напоминание по списку:
- Срок опирается на договорённость с клиентом или внутренний процесс, а не выбран произвольно.
- Действие назначено сотруднику, который располагает нужным контекстом и полномочиями.
- При передаче сделки новый ответственный согласен принять задачу.
- Для контакта в будущем указаны дата и, если важно, время.
- Название задачи объясняет, что нужно сделать и по какой сделке.
- Если клиент сам должен вернуться с ответом, это отражено в задаче и не маскируется под уже выполненный контакт.
Например, если менеджер отправил коммерческое предложение и договорился вернуться к обсуждению после его рассмотрения, задача должна содержать дату контакта и цель звонка. Это полезнее, чем общая пометка о том, что сделка находится в работе.
Как настроить уведомления, чтобы они не терялись среди других задач
Проверьте настройки и рабочие привычки: даже подходящая программа для контроля продаж не поможет, если уведомления отключены или приходят в непросматриваемый канал.
- Не включайте сразу несколько дублирующих каналов без необходимости: одинаковые оповещения могут создавать шум.
- Не отправляйте уведомления всей команде, если действие назначено конкретному менеджеру.
- Не используйте слишком общие названия задач, которые трудно отличить в списке.
- Проверьте, не скрывает ли почтовый фильтр или режим уведомлений оповещения CRM.
- Не создавайте напоминания при каждом изменении карточки, если сотруднику нужно реагировать только на отдельные события.
- Периодически проверяйте список просроченных задач, а не полагайтесь только на всплывающие сообщения.
Если в CRM есть настройки приоритетов, используйте их для задач с близким сроком или высокой важностью, не повышая приоритет каждой записи. CRM-система для отдела продаж должна помогать выделять нужное действие, а не увеличивать поток уведомлений.
Как проверить систему на просроченных и зависших сделках
Выберите подходящий способ контроля или сочетайте несколько вариантов:
- Список просроченных задач. Подходит для ежедневной проверки: менеджер видит, что требует внимания, и обновляет срок или отмечает выполненное действие.
- Фильтр по сделкам без следующей задачи. Уместен для поиска открытых карточек, где не назначен дальнейший шаг.
- Отчёт по зависшим стадиям. Используйте его, если важно находить сделки, которые долго не меняют этап. Сначала согласуйте внутри команды, что считать признаком задержки.
- Регулярная выборочная проверка карточек. Подходит для проверки качества: сопоставьте историю контактов, задачу и её ответственного.
Сначала проверьте контрольный список на ограниченной группе сделок, затем расширяйте его. Если напоминания не появляются, проверьте статус задачи, назначенного исполнителя, настройки канала и наличие ограничений доступа. В CRM с напоминаниями для менеджеров по продажам названия разделов и доступные правила могут различаться, поэтому ориентируйтесь на документацию вашей системы.
Разбор ситуаций с пропущенными напоминаниями
Что делать, если уведомление не пришло?
Проверьте, сохранена ли задача, назначен ли исполнитель и включён ли выбранный канал уведомлений. Затем проверьте настройки приложения или почтовые фильтры на тестовой задаче.
Нужно ли создавать напоминание для каждой открытой сделки?
Создавайте его, когда по сделке требуется следующее действие или контрольный контакт. Для закрытых и архивных сделок новые задачи обычно не нужны.
Как поступить, если клиент не назвал точную дату ответа?
Согласуйте с командой разумный срок повторного контакта и зафиксируйте его как внутренний план. В комментарии укажите, что точная дата ответа клиента не согласована.
Кто должен менять срок просроченной задачи?
Обычно это делает назначенный исполнитель после проверки ситуации. При передаче сделки новый ответственный должен принять задачу, чтобы она не осталась без владельца.
Как избежать дублирующих задач?
Перед созданием напоминания проверьте активные задачи в карточке сделки. Если действие уже запланировано, обновите существующую задачу вместо создания копии.
Можно ли автоматически создавать напоминания при смене стадии?
Да, если CRM поддерживает такие правила и событие действительно требует одинакового следующего шага. Сначала проверьте автоматизацию на тестовой сделке и убедитесь, что она не создаёт повторные задачи.
Что проверить, если сделки всё равно зависают?
Проверьте фильтры по открытым сделкам без задач, сроки по стадиям и распределение ответственных. Также уточните, не закрывают ли менеджеры задачи без фиксации результата следующего контакта.
Автор: Алексей Соколов